Office Manager - Barcelona

We are looking for a proactive, organized Office Manager with excellent communication skills to manage the day-to-day operations of our Barcelona office. You will be the point of reference for ensuring the smooth running of the space, supporting teams, and coordinating key administrative tasks.

• Comprehensive office management: maintenance, supplies, vendor coordination, and logistical support.
• Reception and handling of visitors, phone calls, and mail.
• Administrative support to various departments (HR, Finance, Operations).
• Organization of meetings, internal events, and travel arrangements.
• Invoice control and preparation of administrative documentation.
• Oversight of compliance with internal policies and general office order.
• Coordination with head office and support for specific corporate tasks.

• Experience in consulting, technology, or professional services environments.
• Knowledge of other languages.

• Part-time morning schedule.
• Dynamic, collaborative, and professional work environment.
• Internal growth opportunities based on performance.
• Permanent contract and competitive compensation commensurate with experience.

We are a growing international consultancy that supports global companies across various sectors in developing their strategy and transforming their operations.

The key to Bip's success is simple: a passion for excellent service with an ethical and loyal approach to our clients, designing innovative solutions and developing cutting-edge products and services. We have specialist teams across major industries: Energy and Infrastructure, Financial Sector, Healthcare, Industry, Public Sector, Retail, and Telecommunications, Media, and Entertainment.

The quality of our work, the strength and flexibility of our firm, and the support of our majority shareholder, CVC Capital Partners, have allowed us to grow since our founding in 2003 to where we are today, operating in over 40 countries across Europe, the Americas, and Africa. We currently have more than 6,000 professionals globally, of whom over 300 are based in our Madrid, Barcelona, and Lisbon offices.

At Bip, we have a flexible working model (hours, remote work, career pace, paternity, maternity, etc.) focused on the development and growth of our team both professionally (training plans, coaching, individualized career plans, etc.) and personally (sports, social, and volunteering activities). Our market position and level of growth allow us to offer accelerated career plans for exceptional professionals.

• Previous experience as an Office Manager, administrative assistant, or similar role.
• Basic knowledge of occupational health and safety (PRL): support in coordination with the Prevention Service and general regulatory compliance.
• English is essential (advanced level, both written and spoken).
• Strong command of office tools (Microsoft 365).
• Excellent organizational, communication, and problem-solving skills.
• Ability to manage multiple tasks independently.
• Responsible, discreet, and detail-oriented profile.
• Residence in Barcelona or nearby areas.

Bip Iberia, in line with its commitment to and consistency with the Comprehensive Law for Equal Treatment and Non-Discrimination, opens all positions to all individuals who are duly qualified to fill the vacancy, regardless of age, disability, gender, sexual orientation, political affiliation, race, or creed.

BUSINESS INTEGRATION PARTNERS CONSULTING IBERIA, S.L., with tax ID B84701903 and contact email [email protected], will process the data received from your application for this position as the data controller, for the purpose of managing the currently active recruitment process, based on the application of pre-contractual measures under Article 6.1(b) of the GDPR, as well as for future recruitment processes if your profile is of interest, based on consent under Article 6.1(a).

BUSINESS INTEGRATION PARTNERS CONSULTING IBERIA, S.L. will not disclose your data to third parties except where required by law. Likewise, your CV will be retained for a maximum period of 1 year, after which it will be destroyed.

You may also exercise your rights of access, rectification, erasure, objection, restriction of processing, data portability, and the right not to be subject to automated individual decision-making, or request additional information about the processing by contacting: [email protected].

Buscamos un/a Office Manager proactivo/a, organizado/a y con excelentes habilidades de comunicación para gestionar el día a día de nuestra oficina de Barcelona. Serás la persona de referencia para garantizar el buen funcionamiento del espacio, apoyar a los equipos y coordinar tareas administrativas clave.

• Gestión integral de la oficina: mantenimiento, suministros, coordinación con proveedores y soporte logístico.
• Recepción y atención de visitas, llamadas y correo.
• Apoyo administrativo a distintos departamentos (RRHH, Finanzas, Operaciones).
• Organización de reuniones, eventos internos y desplazamientos.
• Control de facturas y preparación de documentación administrativa.
• Supervisión del cumplimiento de políticas internas y del orden general del espacio.
• Coordinación con la oficina central y soporte en tareas corporativas puntuales.

• Experiencia en entornos consultoría, tecnología o servicios profesionales.
• Conocimientos de otros idiomas.

• Jornada parcial de mañana.
• Ambiente de trabajo dinámico, colaborativo y profesional.
• Oportunidad de crecimiento interno según desempeño.
• Contrato estable y retribución competitiva acorde a experiencia.

Somos una consultora internacional en crecimiento que apoya a empresas globales de diversos sectores en el desarrollo de su estrategia y en la trasformación de sus operaciones.

La clave del éxito de Bip es simple: el afán por un servicio excelente con un enfoque ético y leal hacia nuestros clientes, diseñando soluciones innovadoras y desarrollando productos y servicios de vanguardia. Contamos con equipos especialistas en las principales industrias: Energía e Infraestructuras, Sector Financiero, Sanidad, Industria, Sector Público, Retail y Telecomunicaciones, Medios de Comunicación y Entretenimiento.

La calidad de nuestro trabajo, la fortaleza y flexibilidad de nuestra firma y el apoyo de nuestro máximo accionista, CVC Capital Partners, nos ha permitido crecer desde nuestra fundación en 2003, hasta hoy, dónde trabajamos en más de 40 países en Europa, Américas y África. Actualmente contamos con más de 6.000 profesionales a nivel global, de los cuales más de 300 están en nuestras oficinas de Madrid, Barcelona y Lisboa.

Bip tenemos un modelo de trabajo flexible (horario, teletrabajo, velocidad de carrera, paternidad, maternidad, etc.) enfocado en el desarrollo y crecimiento de nuestro equipo tanto a nivel profesional (planes de formación, coaching, plan de carrera individualizado, etc.) como personal (actividades deportivas, sociales y de voluntariado). Nuestra posición de mercado y nivel de crecimiento nos permite ofrecer planes de carrera acelerados para profesionales excepcionales.

• Experiencia previa como Office Manager, asistente administrativo/a o rol similar.
• Conocimientos básicos en PRL (Prevención de Riesgos Laborales): apoyo en coordinación con el Servicio de Prevención y cumplimiento normativo general.
• Inglés indispensable (nivel alto oral y escrito).
• Buen dominio de herramientas ofimáticas (Microsoft 365).
• Excelentes habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas de forma autónoma.
• Perfil responsable, discreto y orientado/a al detalle.
• Residencia en Barcelona o cercanías.

Bip Iberia, en compromiso y coherencia con la Ley Integral para la Igualdad de Trato y la No discriminación tiene abiertas todas las posiciones de búsqueda de perfiles a todas aquellas personas que estén debidamente cualificadas para cubrir la vacante, independientemente de su edad, discapacidad, género, orientación sexual o política, raza o creencia.

BUSINESS INTEGRATION PARTNERS CONSULTING IBERIA, S.L., con NIF B84701903 y contacto [email protected] tratará los datos recibidos al aplicar su candidatura en la oferta como responsable del tratamiento, con la finalidad de gestionar el proceso de selección actualmente activo en base a la aplicación de medidas precontractuales del artículo 6.1. b) del GDPR, así como para futuros procesos de selección si su perfil fuera de interés, en base al consentimiento del artículo 6.1 a).

BUSINESS INTEGRATION PARTNERS CONSULTING IBERIA, S.L. no comunicará sus datos a terceros salvo obligación legal. Así mismo, el periodo de conservación de su CV como máximo 1 año, en el que será destruido.

Igualmente puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación al tratamiento, portabilidad, y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas o consultar información adicional sobre el tratamiento en el correo: [email protected].