Operations Administrative Assistant

· Prepare, register, and file customer administrative documentation and operations: orders, deliveries, invoices, credits, and authorizations.

· Issue invoices for vehicles, spare parts, workshop services, warranties, internal work, and other items, based on previously approved information and conditions.

· Review that all necessary documentation is complete before invoicing and request or communicate any pending information to the relevant manager.

· Keep the list of pending billing and collection operations up to date, carry out administrative follow-up, and report any incidents or deviations.

· Provide administrative support to after-sales: phone attention and appointments, opening and closing work orders, recording authorizations, preparing quotes based on approved technical assessments, and administrative communication with the customer.

· Process warranty files and spare parts documentation, following established procedures and the instructions of the after-sales manager.

· Register orders, entries, exits, delivery notes, and spare parts movements, and collaborate in stock counts and inventories.

· Provide administrative support to the commercial area in orders, contracts, financing or leasing, registrations, and delivery documentation.

· Keep the CRM and basic billing, collection, delivery, warranty, and stock reports up to date.

At JAC Motors Iberia, you have the opportunity to work in a company leading electric mobility in full growth and expansion.

We help you boost your current and future finances

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· Special discounts on the purchase and financing of cars from major market brands, as well as on after-sales services.

· Discounts and benefits with partners

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Work-life balance, both personal and professional
We provide facilities so you can develop your professional career while enjoying your family, training, or free time.
Schedule: 40 hours/week. Monday to Friday, from 9:00 AM to 6:00 PM.
24 business days of vacation.

JAC MOTORS Iberia is the importer in Spain and Portugal for JAC MOTORS INTERNATIONAL, the Chinese automotive manufacturer leading the industrial vehicle segment. JAC arrives on the Iberian Peninsula with 100% electric DNA.

Our vision: at JAC, we believe in revolutionizing and decarbonizing last-mile logistics. We dream of contributing to healthier, safer, and quieter cities.

In 2022, we launched the iJAC7.5 — a 100% electric truck that changes everything.

We have a dynamic, committed, and visionary team of people who work every day to deliver the best service and make our dream a reality.

An organized, rigorous, and decisive person, with a practical and collaborative attitude. You adapt to the day-to-day needs, work with agility, and are willing to support the team in various tasks as required.

We are looking for a Billing and Operational Support Administrator for our facilities in Sabadell.

The person will be responsible for carrying out administrative and billing tasks, providing support primarily to the after-sales area and, secondarily, to the commercial area. They will work following the procedures and priorities defined by the managers of each area, keeping documentation and management systems properly updated.

· Minimum 2 years of experience in administrative functions, billing, after-sales administration, or back office.

· Vocational training (CFGS) in Administration and Finance, Administrative Management, or equivalent education.

· Practical knowledge of the administrative workflow: orders, delivery notes, invoices, credits, filing, and collection tracking.

· Good level of Excel and regular use of office tools.

· Valuable experience with ERP, CRM, automotive sector, and/or knowledge of the QUITER management software.

· An organized, rigorous, and decisive person, capable of following assigned tasks through to completion.

· A versatile, practical, and collaborative profile, with flexibility to adapt to changing priorities and provide timely support for the operational and logistical tasks required for the team's daily operations.

· Ability to work with different departments and follow procedures and instructions. Basic English level. Valid driver's license (B) and own vehicle.

We take care of your health and that of your family.

• Discount on health insurance policies with the best market prices.

• Regular medical check-ups for employees.

We want you to keep growing with us, both personally and professionally.

• Periodic performance reviews.

• Opportunities for growth and development within the company.

• Access to training and certifications.

📌This vacancy is part of the "Talento Oliva" Program for employees of Grup Oliva Motor.

· Preparar, registrar y archivar la documentación administrativa de clientes y operaciones: altas, pedidos, albaranes, facturas, abonos y autorizaciones.

· Emitir las facturas de vehículos, recambios, servicios de taller, garantías, trabajos internos y otros conceptos, a partir de la información y las condiciones previamente aprobadas.

· Revisar que la documentación necesaria esté completa antes de facturar y solicitar o comunicar cualquier información pendiente al responsable correspondiente.

· Mantener actualizada la relación de operaciones pendientes de facturación y cobros, realizar el seguimiento administrativo e informar de incidencias o desviaciones.

· Dar soporte administrativo a postventa: atención telefónica y citas, apertura y cierre de órdenes de trabajo, registro de autorizaciones, preparación de presupuestos a partir de valoraciones técnicas aprobadas y comunicación administrativa con el cliente.

· Tramitar expedientes de garantía y documentación de recambios siguiendo los procedimientos establecidos y las indicaciones del responsable de postventa.

· Registrar pedidos, entradas, salidas, albaranes y movimientos de recambios, y colaborar en recuentos de stock e inventarios.

· Dar soporte administrativo al área comercial en pedidos, contratos, financiación o renting, matriculaciones y documentación de entrega.

· Mantener actualizados Quiter, CRM y los reportes básicos de facturación, cobros, entregas, garantías, stock y pendientes.

En JAC Motors Iberia tienes la oportunidad de trabajar en una empresa líder en movilidad eléctrica en pleno crecimiento y expansión.

Te ayudamos a impulsar tu economía actual y futura

· Contrato indefinido.

· Salario competitivo.

· 15 pagas.

· Descuentos especiales en compra y financiación de coches de principales marcas del mercado, así como en servicios posventa.

· Descuentos y beneficios con partners

· Ayuda escolar anual para tu familia

Conciliación de la vida personal, laboral y familiar
Te damos facilidades para que desarrolles tu carrera profesional al mismo tiempo que disfrutas de tu familia, tu formación o tu tiempo libre.
Horario: 40h/semana. Horario L-V de 09.00 a 18.00.
24 días hábiles vacaciones.

JAC MOTORS Iberia es la Importadora en España y Portugal de JAC MOTORS INTERNATIONAL, el fabricante automovilístico chino líder en el segmento de vehículos industriales. JAC llega a la península Ibérica con ADN 100% eléctrico.

Nuestra visión: en JAC creemos en revolucionar y descarbonizar la logística de última milla. Soñamos con contribuir a crear ciudades más sanas, seguras y silenciosas.

En 2022 lanzamos el iJAC7.5 - un camión 100% eléctrico que lo cambia todo.

Contamos con un equipo dinámico, comprometido y visionario de personas que trabajan cada día para dar el mejor servicio y hacer realidad nuestro sueño.

Una persona organizada, rigurosa y resolutiva, con una actitud práctica y colaborativa. Te adaptas a las necesidades del día a día, trabajas con agilidad y estás dispuesta a apoyar al equipo en tareas diversas cuando sea necesario.

Buscamos un/a Administrativo/a de Facturación y Soporte Operativo para nuestras instalaciones de Sabadell.

La persona se encargará de ejecutar las tareas administrativas y de facturación del día a día, dando soporte principalmente al área de postventa y, de forma complementaria, al área comercial. Trabajará siguiendo los procedimientos y prioridades definidos por los responsables de cada área, manteniendo la documentación y los sistemas de gestión correctamente actualizados.

· Experiencia mínima de 2 años en funciones administrativas, facturación, administración de postventa o back office.

· CFGS en Administración y Finanzas, Gestión Administrativa o formación equivalente.

· Conocimiento práctico del circuito administrativo: pedidos, albaranes, facturas, abonos, archivo y seguimiento de cobros.

· Buen nivel de Excel y manejo habitual de herramientas ofimáticas.

· Valorable experiencia con ERP, CRM, automoción y/o conocimiento de Quiter.

· Persona organizada, rigurosa, meticulosa y resolutiva, con capacidad para hacer seguimiento de las tareas asignadas hasta su finalización.

· Perfil polivalente, práctico y colaborativo, con flexibilidad para adaptarse a prioridades cambiantes y apoyar puntualmente tareas operativas o logísticas necesarias para el funcionamiento diario del equipo.

· Capacidad para trabajar con diferentes departamentos y seguir procedimientos e indicaciones. Nivel básico de inglés. Carnet B y vehículo propio.

Nos preocupamos por tu salud y la de tus familiares.

• Descuento en póliza de seguro de salud con los mejores precios del mercado.

• Revisión médica periódica para trabajadores.

Queremos que sigas creciendo a nuestro lado tanto personal como profesionalmente.

• Performance Review periódica.

• Posibilidades de crecimiento y desarrollo dentro de la empresa.

• Acceso a formación y certificaciones.

📌Esta vacante está adscrita al Programa "Talento Oliva" para empleados de Grup Oliva Motor.