Administrative Assistant – Sales Support & Fleet Management (Automotive/Rental)

MARLEX is looking to hire, for a leading multinational in the vehicle rental and fleet management market, two people as Administrative Assistant – Sales Support & Fleet Management (Automotive/Rental), to provide administrative and operational support to the Sales area

• Provide administrative and operational support to the Sales area, ensuring the proper management of quotes, contracts, orders, deliveries, and fleet-related services, as well as compliance with internal procedures, effective coordination between departments, and high levels of customer satisfaction.
• Manage and formalize commercial operations efficiently and profitably, in close collaboration with the Sales team, by preparing quotes for direct and indirect channel customers, negotiating commercial terms with dealerships, and coordinating with the relevant support areas, ensuring compliance with deadlines, internal procedures, and established quality standards.
• Ensure, in collaboration with the Sales team, the proper creation, maintenance, and updating of customer agreements, addenda, and all associated contractual documentation, ensuring compliance with internal procedures and legal requirements, as well as the availability of accurate and up-to-date documentation to support commercial activity.
• Manage and coordinate the rental vehicle fleet and pre-delivery processes, ensuring vehicle availability, providing excellent customer service, and resolving issues efficiently to guarantee a smooth and timely experience.
• Handle requests from customers and the Sales team promptly and efficiently, related to order management, vehicle registrations, deliveries, and administrative issues, coordinating with the relevant internal and external contacts to ensure an excellent customer experience, operational efficiency, and compliance with the company's internal standards and procedures.

• Temporary contract through a staffing agency to cover two long-term absences.
• Duration linked to the coverage of the absences.
• Annual gross salary: €24,000 + free parking + canteen.
• Hybrid work model.
• Joining a leading multinational in the rental and fleet management sector.

• Previous experience in administrative and/or commercial support roles.
• Experience in the automotive, rental, or fleet management sector will be positively valued.
• Proficiency in the Microsoft Office suite.
• Minimum B1 level of English.
• Organized, proactive person with coordination skills.
• Customer orientation and good communication skills.

MARLEX necesita incorporar para multinacional líder en el mercado del renting de vehículos y gestión de flotas a dos personas como Administrativo/a Comercial - Soporte a Ventas & Gestión de Flotas (Automoción/Renting), para dar soporte administrativo y operativo al área de Ventas

• Proporcionar soporte administrativo y operativo al área de Ventas, garantizando la correcta gestión de ofertas, contratos, pedidos, entregas y servicios relacionados con flotas, así como el cumplimiento de los procedimientos internos, una coordinación eficaz entre departamentos y altos niveles de satisfacción del cliente.
• Gestionar y formalizar las operaciones comerciales de forma eficiente y rentable, en estrecha colaboración con el equipo de Ventas, mediante la elaboración de ofertas para clientes de canal directo e indirecto, la negociación de condiciones comerciales con concesionarios y la coordinación con las áreas de soporte implicadas, asegurando el cumplimiento de los plazos, los procedimientos internos y los estándares de calidad establecidos.
• Garantizar, en colaboración con el equipo de Ventas, la correcta creación, mantenimiento y actualización de acuerdos con clientes, adendas y demás documentación contractual asociada, asegurando el cumplimiento de los procedimientos internos y los requisitos legales, así como la disponibilidad de documentación precisa y actualizada que respalde la actividad comercial.
• Gestionar y coordinar la flota de vehículos de renting y los procesos de preentrega de vehículos, asegurando la disponibilidad de los mismos, ofreciendo un excelente servicio al cliente y resolviendo incidencias de manera eficiente para garantizar una experiencia fluida y puntual.
• Atender de forma ágil y eficaz las solicitudes de clientes y del equipo de Ventas relacionadas con la gestión de pedidos, matriculaciones, entregas e incidencias administrativas, coordinándose con los interlocutores internos y externos pertinentes para asegurar una experiencia de cliente excelente, la eficiencia operativa y el cumplimiento de los estándares y procedimientos internos de la compañía.

• Contrato temporal por ETT para la cobertura de dos bajas de larga duración.
• Duración vinculada a la cobertura de las ausencias.
• Retribución bruta anual: 24.000 €+parking gratuito+comedor.
• Modelo de trabajo híbrido.
• Incorporación a una multinacional líder en el sector del renting y la gestión de flotas.

• Experiencia previa en funciones administrativas y/o de soporte comercial.
• Se valorará positivamente experiencia en el sector automoción, renting o gestión de flotas.
• Manejo del paquete Office.
• Nivel de inglés B1 mínimo.
• Persona organizada, resolutiva y con capacidad de coordinación.
• Orientación al cliente y buenas habilidades de comunicación.