Administrative Officer for Technical Incidents and Maintenance - (M/F/D) Madrid and surrounding areas

Do you have experience in technical-administrative management of maintenance, internal customer service, supplier coordination, and follow-up of incidents in facilities and premises?

Carry out the initial technical and administrative assessment of incidents related to construction work and maintenance across our nationwide store network, ensuring prompt attention, supplier coordination, and compliance with established service levels.

Receiving, logging, and managing technical incidents reported by stores

Initial analysis of incidents, prioritization, and coordination of necessary actions

Opening, monitoring, and closing case files using the internal management tool (ARI)

Coordination and follow-up of suppliers and maintenance companies

Budget control, work orders, delivery notes, and associated documentation

Monitoring response and resolution times, ensuring compliance with service level agreements

Support in planning and controlling preventive and corrective maintenance

Attention and support to store managers, keeping them informed of incident status

Preparing reports, updating databases, and tracking indicators

Proposing improvements aimed at optimizing processes, response times, and service quality

Secondary education (ESO), vocational training (FP), or studies related to administration, building maintenance, or facilities management

Valuable: training or experience in comprehensive maintenance, electrical work, HVAC, or plumbing

Permanent contract

Full-time

Salary between €22,000 - €24,000 gross per year, depending on experience and profile

Flexible schedule

Hybrid work

Employee benefits

Joining a professional, close-knit team focused on excellence

In maintenance administration, incident management, general services, or supplier coordination

Valuable: experience in retail, hospitality, large-format stores, or comprehensive building maintenance environments

Experience in tracking work orders and providing internal customer service

General knowledge of facility and building maintenance

Knowledge of electrical systems, HVAC, plumbing, and preventive and corrective maintenance

Ability to interpret technical incidents and manage their proper routing

Document and administrative management of maintenance services

Internal customer orientation

Organization and ability to manage multiple incidents simultaneously

Prioritization, deadline tracking, and results orientation

Communication and coordination skills with suppliers and users, including people with disabilities

Proactivity, teamwork, and adaptability to dynamic environments

Interest in technological innovation

Microsoft Office (especially Excel and Word), Outlook, and Teams

Incident management platforms, ticketing systems, or CMMS (GMAO)

Digital tools for administrative monitoring and control

Valuable: experience identifying new suppliers and building a network of contacts in the sector

Valuable: proficiency with Artificial Intelligence tools and automation for data analysis, reporting, and incident tracking

Disability certificate of 33% or higher

Residence in the province of Madrid

Availability for occasional travel to stores in Madrid and surrounding areas

¿Tienes experiencia en gestión técnico-administrativa de mantenimiento, atención al cliente interno, coordinación de proveedores y seguimiento de incidencias en instalaciones y locales?

Realizar la primera valoración técnica y administrativa de las incidencias de las obras y mantenimiento de la red nacional de nuestras tiendas, garantizando una atención ágil, coordinación con proveedores y el cumplimiento de los niveles de servicio establecidos.

Recepción, registro y gestión de incidencias técnicas comunicadas por las tiendas

Análisis inicial de incidencias, priorización y coordinación de actuaciones necesarias

Apertura, seguimiento y cierre de expedientes mediante la herramienta de gestión interna (ARI)

Coordinación y seguimiento de proveedores y empresas mantenedoras

Control de presupuestos, órdenes de trabajo, albaranes y documentación asociada

Seguimiento de tiempos de respuesta y resolución, asegurando el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio

Apoyo en la planificación y control del mantenimiento preventivo y correctivo

Atención y soporte a responsables de tienda, informando del estado de las incidencias

Elaboración de informes, actualización de bases de datos y seguimiento de indicadores

Propuesta de mejoras orientadas a optimizar procesos, tiempos de respuesta y calidad del servicio.

ESO, FP o estudios relacionados con administración, mantenimiento de edificios o instalaciones

Valorable formación o experiencia en mantenimiento integral, electricidad, climatización o fontanería

Contrato Indefinido

Jornada completa

Salario entre 22.000 - 24.000€ brutos anuales, según experiencia y perfil

Horario flexible

Trabajo híbrido

Beneficios sociales

Incorporación a un equipo profesional, cercano y orientado a la excelencia

En administración de mantenimiento, gestión de incidencias, servicios generales o coordinación de proveedores

Valorable experiencia en entornos retail, hoteleros, grandes superficies o mantenimiento integral de edificios

Experiencia en seguimiento de órdenes de trabajo y atención al cliente interno

Conocimientos generales de mantenimiento de instalaciones y edificios

Nociones de electricidad, climatización, fontanería, y mantenimiento preventivo y correctivo

Capacidad para interpretar incidencias técnicas y gestionar su correcta derivación.

Gestión documental y administrativa de servicios de mantenimiento

Orientación al cliente interno

Organización y capacidad para gestionar múltiples incidencias simultáneamente

Priorización, seguimiento de plazos y orientación a resultados

Habilidades de comunicación y coordinación con proveedores y usuarios, incluidas personas con discapacidad

Proactividad, trabajo en equipo y adaptación a entornos dinámicos

Interés por la innovación tecnológica

Microsoft Office (especialmente Excel y Word), Outlook y Teams

Plataformas de gestión de incidencias, ticketing o GMAO

Herramientas digitales de seguimiento y control administrativo

Valorable experiencia identificando nuevos proveedores y aportando red de contactos del sector

Valorable manejo de herramientas de Inteligencia Artificial y automatización para análisis de datos, informes y seguimiento de incidencias

Certificado de Discapacidad igual o superior al 33%

Residencia en Madrid Provincia

Disponibilidad para desplazamientos puntuales a tiendas de Madrid y alrededores.