Reception and Sales Administrator

A leading multinational company in its sector is looking to hire a Reception and Commercial Support Administrator for its office in Málaga. The selected candidate will be key in the operational coordination of the office, sales administration, customer service, and support to the commercial department.

Main Responsibilities

1. Administrative Attention and Management

Telephone attention: Switchboard and direct coordination with the IT team to ensure the perfect functioning of the lines.

Email accounts: Management and filtering of corporate accounts, ensuring the proper distribution and follow-up of requests (internal and external).

1. Commercial Support and Sales Administration

CRM management: Registration, updating of offers and support in the introduction/follow-up of commercial projects.

Communication with clients: Sending commercial information and required technical information.

After-sales support: Attention and resolution of operational queries related to:

Invoicing and payments.

Order and delivery note management.

Follow-up and confirmation of delivery deadlines.

1. Document Management and Customer Service

Digitalization and self-service: Promotion of the use of the Customer Digital Center (CDC) by sending links and instructions to clients.

Documentation: Sending, receiving and filing of internal documentation and corporate material.

1. Collections Management

Preventive claim: Follow-up and initiation of collection claims by email at the beginning of the month.

Commercial coordination: Joint follow-up of outstanding collections with the sales team in the middle of the month.

1. Office Management

Consumables: Inventory control and ordering of office supplies and stationery.

Infrastructure and IT: Inventory control of fixed assets (furniture, equipment) and coordination with IT for computer equipment.

Sustainability: Supervision of proper recycling in the facilities.

-Belonging to a leading brand

-Professional stability: Full-time stable job with direct contract and incorporation into the payroll.

-Remuneration: Competitive salary according to the experience provided.

-Work-life balance: Summer intensive schedule for greater enjoyment of your free time.

-Work environment: Excellent, collaborative and multinational work environment.

- Training in Administration, Management or similar (Higher Vocational Training valued).

- Previous experience in administrative functions, customer service or commercial support.

- Knowledge of CRM tools (valued).

- Advanced user level in Microsoft Office.

- Organizational capacity, attention to detail and customer orientation.

- Good communication skills.

Will be valued

Experience in sales administration environments.

Knowledge of SAP or other ERP.

Experience in collections management and customer service.

Empresa multinacional líder en su sector, busca incorporar un/a Administrativo/a de Recepción y Soporte Comercial para su oficina de Málaga. La persona seleccionada será clave en la coordinación operacional de la oficina, la administración de ventas, la atención al cliente y el soporte al departamento comercial.

Principales Responsabilidades

1. Atención y Gestión Administrativa

Atención telefónica: Centralita y coordinación directa con el equipo de IT para garantizar el perfecto funcionamiento de las líneas.

Cuentas de correo: Gestión y filtro de cuentas corporativas, asegurando la adecuada distribución y seguimiento de las solicitudes (internas y externas).

1. Soporte Comercial y Administración de Ventas

Gestión en CRM: Registro, actualización de ofertas y apoyo en la introducción/seguimiento de proyectos comerciales.

Comunicación con clientes: Envío de información comercial e información técnica requerida.

Soporte posventa: Atención y resolución de consultas operativas relacionadas con:

Facturación y abonos.

Gestión de pedidos y albaranes.

Seguimiento y confirmación de plazos de entrega.

1. Gestión Documental y Atención al Cliente

Digitalización y autoservicio: Promoción del uso del Customer Digital Center (CDC) mediante el envío de enlaces e instrucciones a clientes.

Documentación: Envío, recepción y archivo de documentación interna y material corporativo.

1. Gestión de Cobros

Reclamación preventiva: Seguimiento e inicio de reclamaciones de cobro por email a principios de mes.

Coordinación comercial: Seguimiento conjunto de cobros pendientes con el equipo de ventas a mediados de mes.

1. Gestión de Oficina (Office Management)

Consumibles: Control de inventario y pedidos de material de oficina y papelería.

Infraestructura e IT: Control del inventario de inmovilizado (mobiliario, equipos) y coordinación con IT para el equipamiento informático.

Sostenibilidad: Supervisión del correcto reciclaje en las instalaciones.

-Pertenencia a marca líder

-Estabilidad profesional: Jornada completa estable con contrato directo e incorporación en plantilla.

-Retribución: Salario competitivo acorde a la experiencia aportada.

-Conciliación: Horario intensivo en verano para mayor disfrute de tu tiempo libre.

-Entorno de trabajo: Excelente ambiente laboral, colaborativo y multinacional.

-Formación en Administración, Gestión o similar (FP Grado Superior valorable).

-Experiencia previa en funciones administrativas, atención al cliente o soporte comercial.

-Conocimientos en herramientas CRM (valorable).

-Nivel usuario avanzado en Microsoft Office.

-Capacidad organizativa, atención al detalle y orientación al cliente.

-Buenas habilidades de comunicación.

Se valorará

Experiencia en entornos de administración de ventas.

Conocimiento de SAP u otros ERP.

Experiencia en gestión de cobros y atención a clientes.