Junior Executive Assistant

What will you be doing?

• Provide ongoing support in the tasks and functions of the department.
• Organize and keep the calendars (Outlook) of the team's executives up to date.
• Prepare and present relevant information to management in a clear and timely manner.
• Participation in departmental projects.
• Manage and relay relevant information to the appropriate departments.
• Coordinate incoming and outgoing telephone communications.
• Attend to scheduled visits and organize meetings.
• Control documentation for management signature.
• Manage, control, and justify expenses using SAP.
• Coordinate travel, transfers, hotel bookings, and management of registrations and enrollments.

What do you need to know?

• Professional experience of at least one year in similar roles.
• Education: Vocational training in Secretarial/Executive Assistance.
• Languages: Advanced level of English.
• Excellent communication (verbal and written).
• Excellent Office skills (Word, Excel, PowerPoint).

¿Qué podrás hacer?

• Ofrecer apoyo continuo en las tareas y funciones propias del departamento.
• Organizar y llevar actualizada las agendas (Outlook) de las personas directivas del equipo.
• Preparar y presentar información relevante para la dirección de manera clara y oportuna.
• Participación en proyectos del departamento.
• Gestionar y trasmitir información relevante a los departamentos oportunos.
• Coordinar las comunicaciones telefónicas entrantes y salientes.
• Atender las visitas programadas y organizar reuniones.
• Controlar la documentación para la firma de la dirección.
• Gestionar, controlar y justificar los gastos mediante SAP.
• Coordinar la realización de viajes, traslados, reserva de hoteles, gestión de matrículas e inscripciones.

¿Qué necesitas saber?

• Experiencia profesional de al menos un año en labores similares.
• Formación: Formación profesional de Secretariado/Asistencia a la dirección.
• Idiomas: Nivel avanzado de inglés.
• Excelente comunicación (oral y escrita).
• Excelentes habilidades de Office (Word, Excel, PowerPoint).