Site Administrative Assistant & Project Assistant - Multinational in Barcelona

We are looking for a site administrative assistant with desirable but not essential previous experience to manage the company's projects and the CAE documentation of employees in portals such as Nalanda, E-coordina, etc. In addition, the person responsible will carry out administrative support tasks for the technical team, maintaining contact with clients and suppliers.

• Do you have experience as a site administrative assistant?
• Do you speak English at a B1/B2 level (not essential)? Do you reside in Baix Llobregat/Barcelona?

• Create and manage work orders for technical staff and subcontractors. Manage project documentation and upload it to the company's RP (Nalanda, e-Coordina, etc. or similar platforms).
• Place orders for materials needed for installations.
• Manage flight and hotel bookings, including travel expense control and invoice reconciliation.
• Prepare and follow up on project meeting minutes.
• Manage the commissioning sheets of completed installations.
• Provide support in document management for public tenders.
• Effectively deal with clients, suppliers, subsidiaries, and group manufacturers, as well as subcontractors, ensuring fluid and effective communication.
• Among other administrative tasks inherent to the position.

• Dynamic and collaborative work environment in a growing sector.
• Professional development opportunities.
• Competitive compensation.
• Possibility of remote work for greater flexibility and work-life balance
• Permanent contract in a growing company

Important multinational company in Barcelona

Requirements:

- Profile with desirable previous experience as a Project Assistant/Back Office/Site Administration

- Proficiency in platforms such as Nalanda, e-Coordina

- English proficiency at a B1/B2 level to communicate with other departments, the factory, etc.

- Excellent organizational skills and attention to detail

- Ability to work in a team and communicate effectively

- Knowledge of administrative management tools

- Proactivity and ability to handle multiple tasks.

Buscamos a un administrativo de obra con deseable experiencia previa aunque no imprescindible para gestionar los proyectos de la empresa y la gestión de documentacion CAE de los empleados en portales como Nalanda, E-coordina, etc. pertinente.Ademas, la persona responsable se encargará de realizar tareas administatrativas de soporte al equipo tecnico manteniendo contacto con clientes y proveedores.

• ¿Tienes experiencia como administrativo de obra?
• ¿Hablas inglés B1/B2 (no imprescindible)?¿Resides en Baix Llobregat/Bcn?

• Crear y gestionar órdenes de trabajo para personal técnico y subcontratistas. Gestión de la documentación de los proyectos y subir las mismas al RP de la empresa (Nalanda, e‑Coordina etc o plataformas similares)
• Realizar órdenes de pedido de materiales necesarios para instalaciones.
• Gestionar reservas de vuelos y hoteles, incluyendo el control de gastos de viaje y la conciliación de facturas.
• Elaborar y realizar seguimiento de actas de reunión de proyectos.
• Gestionar las hojas de puesta en marcha de las instalaciones finalizadas.
• Brindar soporte en la gestión documental para licitaciones públicas.
• Lidiar eficazmente con clientes, proveedores, filiales y fabricantes del grupo, así como subcontratas, asegurando una comunicación fluida y efectiva.
• Entre otras tareas administrativas propias del puesto de trabajo.

• Ambiente de trabajo dinámico y colaborativo en un sector en crecimiento.
• Oportunidades de desarrollo profesional.
• Compensación competitiva.
• Posibilidad de teletrabajo para mayor flexibilidad y conciliación
• Contrato fijo en una empresa en crecimiento

Importante empresa Multinacional en Barcelona

Requisitos:

- Perfil con deseable experiencia previa como Project assistant/Back office/Administración de obra

- Dominio de plataformas como Nalanda, e‑Coordina

- Dominio del inglés a nivel B1/B2 para poder interlocutar con otros departamentos, fábrica, etc.

- Excelentes habilidades de organización y atención al detalle

- Capacidad para trabajar en equipo y comunicarse de manera efectiva

- Conocimiento de herramientas de gestión administrativa

- Proactividad y habilidad para manejar múltiples tareas.