Secretary / Executive Assistant

We connect the present. We transform the future.

Have you ever wondered what makes it possible for millions of people to be connected at the same time, from anywhere in the world, without anything failing?

At Telefónica, we make it possible.

We are a global telecommunications and technology company that connects people, businesses, and communities through next-generation networks and advanced digital solutions such as cloud, artificial intelligence, IoT, and cybersecurity.

With over 100 years of history, we work every day to ensure that innovation serves society, driving a digital transformation that is responsible, sustainable, and has real impact.

Here, we don't just design infrastructure—we design the future. We are looking for people who are curious, enthusiastic, and passionate about what they do, who never settle, and who want to build the Telefónica of tomorrow.

If you are passionate about technology that transforms lives, this is your place.

What will your mission be? 🎯

Provide direct and reliable support to the area manager in their daily management, planning, and decision-making, contributing to enhancing the department's capacity and performance through efficient, discreet, and proactive administration.

How will you contribute to the purpose of the role with your skills? 💼

• Management and optimization of the area manager's work calendar to maximize their effectiveness and efficiency.
• Convening and coordinating recurring meetings and committees, ensuring the correct participation of attendees and the availability of necessary resources.
• Preparation of supporting documentation for meetings, ensuring that the director attends duly informed.
• Management of calls, emails, and correspondence, prioritizing and channeling matters with judgment and agility.
• Monitoring of the area's main activities to anticipate and adapt to changes in schedule or priorities.
• Fluid communication with the main internal and external collaborative areas, fostering cooperation and the quality of interpersonal relationships.
• Organization and management of business travel (flights, hotels, transfers) in accordance with internal travel and security policies.
• Processing and monitoring of expense reports and associated invoices.
• Management and filing of physical and electronic documentation, keeping document management systems up to date.
• Processing of supplier invoices: supplier registration, receipt of purchase orders, payment monitoring.
• Procurement and control of material resources for the correct functioning of the area.
• General administrative support to the team: preparation of presentations, reports, and other documents as required.
• Cross-functional support to the ongoing project support team: monitoring milestones, coordinating delivery and associated document management, dedicating a reasonable part of the working day to these functions according to the area's needs.

Conectamos el presente. Transformamos el futuro.

¿Alguna vez te has preguntado qué hace posible que millones de personas estén conectadas al mismo tiempo, desde cualquier lugar del mundo, sin que nada falle?

En Telefónica, hacemos que sea posible.

Somos una compañía global de telecomunicaciones y tecnología que conecta a personas, empresas y comunidades a través de redes de última generación y soluciones digitales avanzadas como cloud, inteligencia artificial, IoT o ciberseguridad.

Con una trayectoria de más de 100 años, trabajamos cada día para que la innovación esté al servicio de la sociedad, impulsando una transformación digital responsable, sostenible y con impacto real.

Aquí no solo diseñamos infraestructuras, diseñamos el futuro. Buscamos personas que tengan inquietudes, entusiasmo y pasión por lo que hacen, que no se conformen y que quieran crear la Telefónica del mañana.

Si te apasiona la tecnología que transforma vidas, este es tu lugar.

¿Cuál será tu misión? 🎯

Dar soporte directo y de confianza al/la responsable del área en su gestión diaria, planificación y toma de decisiones, contribuyendo a potenciar la capacidad y el rendimiento del departamento mediante una administración eficiente, discreta y proactiva.

¿Cómo contribuirás con tus capacidades al propósito del rol? 💼

• Gestión y optimización de la agenda de trabajo del/la responsable del área para maximizar su efectividad y eficiencia.
• Convocatoria y coordinación de reuniones y comités recurrentes, asegurando la correcta participación de los asistentes y la disponibilidad de los medios necesarios.
• Preparación de documentación de apoyo para reuniones, garantizando que el/la director/a acuda debidamente informado/a.
• Gestión de llamadas, correos electrónicos y correspondencia, priorizando y canalizando los asuntos con criterio y agilidad.
• Seguimiento de las principales actividades del área para anticipar y adaptar cambios de agenda o prioridades.
• Interlocución fluida con las principales áreas internas y externas de colaboración, fomentando la cooperación y la calidad de las relaciones interpersonales.
• Organización y gestión de viajes de trabajo (vuelos, hoteles, traslados) de acuerdo con las políticas internas de viajes y seguridad.
• Tramitación y seguimiento de notas de gastos y facturas asociadas.
• Gestión y archivo de documentación física y electrónica, manteniendo los sistemas de gestión documental actualizados.
• Tramitación de facturas de proveedores: alta de proveedores, recepción de órdenes de compra, seguimiento de pagos.
• Aprovisionamiento y control de medios materiales para el correcto funcionamiento del área.
• Apoyo administrativo general al equipo: preparación de presentaciones, informes y otros documentos según se requiera.
• Apoyo transversal al equipo de soporte a proyectos en curso: seguimiento de hitos, coordinación de entrega y gestión documental asociada, dedicando en estas funciones una parte razonable de la jornada según necesidades del área.