Executive Secretary (Temporary Replacement)

Do you have experience in the secretarial field and are you looking for an opportunity to continue growing professionally? This is your chance! We are looking for an Executive Secretary to carry out a replacement from September 28th to October 28th, and subsequently carry out another replacement for a duration of 2 or 3 more months.

• Drafting specific documentation and preparing presentations, graphics, and texts, ensuring that all documents are free of grammatical and spelling errors.
• Managing internal and external communications, both oral and written, in Spanish and English.
• Organizing, maintaining, and controlling physical and digital archives, ensuring easy and efficient access to information.
• Screening calls and managing attention for people meeting with management.
• Coordinating and communicating with other departments to ensure the alignment of tasks and objectives.
• Planning meetings, receiving external visitors, and managing business travel.
• Participating in the organization of events and, when necessary, accompanying on business trips.
• Daily management of the management's agenda, using digital tools or direct communication.
• Coordinating schedules with clients and other departments according to day-to-day priorities.
• Managing the signing of documents and ensuring they are processed in a timely and proper manner.
• Preparing presentations and materials necessary for important meetings and boards.
• Supporting the planning and execution of administrative tasks that contribute to the smooth running of the company.

To be considered for this position, we are looking for a profile that meets the following requirements:

• Minimum of 3 years of experience in similar functions within the last 5 years.
• Availability to carry out replacements on the indicated dates.
• Certified B1 level of English, with the ability to hold conversations and write texts in this language.
• Specific training in Executive Secretarial studies, Higher Vocational Training (FP Superior) in Secretarial studies or similar.
• Intermediate or advanced proficiency in office tools, such as word processors, spreadsheets, and presentation software.
• Exceptional organization, planning, and time management skills.

• A temporary contract to carry out replacements on the indicated dates.
• Part-time employment of 35 hours per week, Monday to Friday, with a convenient schedule from 8:00 to 15:00.
• A salary of €25,500 gross per year for 35 hours per week.
• The opportunity to be part of an interesting and dynamic project, in a professional and collaborative environment.
• The possibility of balancing your work life with other activities thanks to the morning schedule.

If you identify with this offer and are ready to take on this exciting challenge, apply today! We look forward to meeting you!

At Adecco, we believe in equal opportunities and we are committed to Talent Without Labels.

¿Tienes experiencia en el ámbito del secretariado y buscas una oportunidad para seguir creciendo profesionalmente? ¡Esta es tu ocasión! Estamos en búsqueda de un/a secretario/a de dirección para realizar una sustitución del 28 de septiembre al 28 de octubre y posteriormente realizar otra sustitución de una duración de 2 o 3 meses más.

• Redactar documentación específica y elaborar presentaciones, gráficos y textos, asegurándote de que todos los documentos estén libres de errores gramaticales y ortográficos.
• Gestionar comunicaciones internas y externas, tanto orales como escritas, en español y en inglés.
• Organizar, mantener y controlar el/la archivo físico/a y digital, asegurando un acceso fácil y eficiente a la información.
• Filtrar llamadas y gestionar la atención a personas que se reúnan con la dirección.
• Coordinar y comunicarte con otros departamentos para garantizar la alineación de tareas y objetivos.
• Planificar reuniones, recibir visitas externas y gestionar los viajes de negocio.
• Participar en la organización de eventos y, cuando sea necesario, acompañar en viajes de trabajo.
• Recordar diariamente la agenda de la dirección, utilizando herramientas digitales o comunicación directa.
• Coordinar horarios con clientes y otros departamentos según las prioridades del día a día.
• Gestionar la firma de documentos y garantizar que estos se procesen en tiempo y forma.
• Preparar presentaciones y materiales necesarios para reuniones y juntas importantes.
• Apoyar en la planificación y ejecución de tareas administrativas que contribuyan al buen funcionamiento de la empresa.

Para ser considerado/a para este puesto, buscamos un perfil que cumpla con los siguientes requisitos:

• Experiencia mínima de 3 años en funciones similares en los últimos 5 años.
• Disponibilidad para realizar sustituciones en las fechas indicadas.
• Nivel de inglés B1 certificado, con capacidad para mantener conversaciones y redactar textos en este idioma.
• Formación específica en Secretariado de Dirección, FP Superior en Secretariado o similar.
• Dominio intermedio o avanzado de herramientas ofimáticas, como procesadores de texto, hojas de cálculo y software de presentaciones.
• Habilidades excepcionales de organización, planificación y gestión del tiempo.

• Un contrato temporal para realizar sustituciones en las fechas indicadas.
• Jornada laboral parcial de 35 horas semanales, de lunes a viernes, con un horario cómodo de 8:00 a 15:00 horas.
• Salario de 25.500€ brutos anuales por 35 horas semanales.
• La oportunidad de formar parte de un proyecto interesante y dinámico, en un entorno profesional y colaborativo.
• Posibilidad de compaginar tu vida laboral con otras actividades gracias al horario de mañana.

Si te identificas con esta oferta y estás listo/a para asumir este emocionante reto, ¡postúlate hoy mismo! ¡Estamos deseando conocerte!

En Adecco creemos en la igualdad de oportunidades y apostamos por el Talento Sin Etiquetas