Administration and Academic Secretariat Manager

At Marlex Professionals, we are collaborating with an educational centre in Pla de l'Estany that needs to hire an Administration and Academic Secretariat Manager to lead the administrative, financial and academic management of the centre, ensuring the proper functioning of internal processes and providing support to the Management and the Management Team.

·Managing the centre's financial activity, including accounting, invoicing, taxation, budget preparation and monitoring, as well as the relationship with suppliers and the control of purchases and payments.

·Carrying out feasibility studies and expense control, ensuring the optimisation of resources and regularly reporting on the centre's financial status to the Management.

·Coordinating the management of administration and services staff, participating in recruitment processes, labour management and payroll monitoring.

·Taking on the duties of the academic secretariat, managing student records, enrolment processes, official certifications, academic documentation and communications with the Department of Education.

·Coordinating the administrative operation of the secretariat and supervising the correct application of academic regulations and data protection rules.

·Ensuring the proper maintenance of educational digital platforms, managing databases, publication of grades, bulletins and academic documentation.

·Joining a stable project within a consolidated educational centre.

·Full academic year training alongside the current administration manager.

·Position with a high level of autonomy and responsibility, with active participation in the overall management of the centre.

·Close-knit, collaborative working environment with direct contact with the Management.

·Cross-disciplinary project combining economic, administrative, labour and academic areas.

·Economic conditions adapted to the experience and value provided.

·Previous experience in administrative and financial management, preferably in educational environments or organisations with a high volume of documentation.

·Knowledge of accounting, invoicing, budgeting and labour management.

·Minimum of 5 years of experience in administrative coordination and dealing with official bodies.

·Strong command of IT tools, management platforms and Microsoft Office.

·Organised, rigorous and discreet person with the ability to manage different areas simultaneously.

·Strong communication skills, autonomy and attention to detail.

Des de Marlex Professionals col·laborem amb un centre educatiu del Pla de l'Estany que necessita incorporar un/a Responsable d'Administració i Secretaria Acadèmica per liderar la gestió administrativa, econòmica i acadèmica del centre, garantint el correcte funcionament dels processos interns i donant suport a la Direcció i a l'Equip Directiu.

·Gestionar l'activitat econòmica del centre, incloent la comptabilitat, la facturació, la tributació, l'elaboració i seguiment de pressupostos, així com la relació amb proveïdors i el control de compres i pagaments.

·Realitzar estudis de viabilitat i control de despesa, vetllant per l'optimització dels recursos i informant periòdicament la Direcció sobre l'estat econòmic del centre.

·Coordinar la gestió del personal d'administració i serveis, participant en processos de contractació, gestió laboral i seguiment de nòmines.

·Assumir les funcions pròpies de la secretaria acadèmica, gestionant expedients d'alumnes, processos de matriculació, certificacions oficials, documentació acadèmica i comunicacions amb el Departament d'Educació.

·Coordinar el funcionament administratiu de la secretaria i supervisar la correcta aplicació de les normatives acadèmiques i de protecció de dades.

·Vetllar pel correcte manteniment de les plataformes digitals educatives, gestionant bases de dades, publicació de qualificacions, butlletins i documentació acadèmica.

·Incorporació a un projecte estable dins d'un centre educatiu consolidat.

·Formació d'un curs escolar sencer amb l'actual responsable d'administració.

·Posició amb elevada autonomia i responsabilitat, participant activament en la gestió integral del centre.

·Entorn de treball proper, col·laboratiu i amb contacte directe amb Direcció.

·Projecte transversal que combina àrees econòmiques, administratives, laborals i acadèmiques.

·Condicions econòmiques adaptades a l'experiència i valor aportat.

·Experiència prèvia en gestió administrativa i econòmica, preferiblement en entorns educatius o organitzacions amb elevada càrrega documental.

·Coneixements de comptabilitat, facturació, pressupostos i gestió laboral.

·Mínim 5 anys d'experiència en coordinació administrativa i tracte amb organismes oficials.

·Bon domini d'eines informàtiques, plataformes de gestió i paquet Office.

·Persona organitzada, rigorosa, discreta i amb capacitat per gestionar diferents àrees de manera simultània.

·Bones habilitats comunicatives, autonomia i orientació al detall.