Executive Assistant - Barcelona

A leading company dedicated to the sale and distribution of medical supplies is looking to hire an Executive Administrative Assistant to provide direct support to Management and assist with the administrative and operational management of the business.

• Have you previously provided support to Management or the Executive Committee?
• Do you have experience with public tenders or bidding processes with the Public Administration?

• Provide administrative and organizational support to Management and the Executive Committee.
• Management and coordination of calendars, meetings, and documentation.
• Preparation of reports, presentations, minutes, and corporate documentation.
• Organization and follow-up of administrative tasks for Management.
• Administrative management related to public tenders and bidding processes.
• Preparation, review, and follow-up of documentation required for public procurement processes.
• Support with financial administration tasks: invoicing, budgeting, delivery notes, and financial documentation.
• Coordination with different departments to ensure proper follow-up of administrative processes.
• Filing, control, and updating of documentation.
• Phone support and management of correspondence.

• Stable project within a consolidated company in the healthcare sector.
• Salary between €30,000 and €32,000 gross per year, depending on experience.
• Flexible working hours from Monday to Friday. 9:00 AM to 6:00 PM.
• Immediate start.
• Position with responsibility, autonomy, and direct contact with Management.
• Great work environment and opportunities for professional development.

A leading company dedicated to the sale and distribution of medical supplies

• Previous experience as an Executive Assistant, Management Assistant, or Administrative Assistant to Management.
• Essential: experience working with Public Administration, especially in managing public tenders or bidding processes.
• Knowledge of financial administration and document management.
• Fluency in Spanish and Catalan.
• Excellent organizational, planning, and prioritization skills.
• Discreet, resourceful, proactive, and detail-oriented individual.

Importante empresa dedicada a la venta y distribución de material médico busca incorporar un/a Secretario/a Administrativo/a para dar soporte directo a Dirección y colaborar en la gestión administrativa y operativa del negocio.

• ¿Has trabajado anteriormente dando soporte a Dirección o al Comité de Dirección?
• ¿Tienes experiencia en concursos o licitaciones con la Administración Pública?

• Dar soporte administrativo y organizativo a la Dirección y al Comité de Dirección.
• Gestión y coordinación de agendas, reuniones y documentación.
• Preparación de informes, presentaciones, actas y documentación corporativa.
• Organización y seguimiento de tareas administrativas de la Dirección.
• Gestión administrativa relacionada con concursos y licitaciones públicas.
• Preparación, revisión y seguimiento de la documentación necesaria para procesos de contratación pública.
• Soporte en tareas de administración financiera: facturación, presupuestos, albaranes y documentación económica.
• Coordinación con los diferentes departamentos para asegurar el correcto seguimiento de los procesos administrativos.
• Archivo, control y actualización de documentación.
• Atención telefónica y gestión de correspondencia.

• Proyecto estable dentro de una empresa consolidada del sector sanitario.
• Salario entre 30.000 € y 32.000 € brutos anuales, según experiencia.
• Horario flexible de lunes a viernes. 09:00 a 18:00
• Incorporación inmediata.
• Posición con responsabilidad, autonomía y contacto directo con Dirección.
• Buen ambiente de trabajo y oportunidades de desarrollo profesional.

Importante empresa dedicada a la venta y distribución de material médico

• Experiencia previa como Secretario/a de Dirección, Asistente de Dirección o Administrativo/a de Dirección.
• Imprescindible experiencia trabajando con Administración Pública, especialmente en la gestión de concursos o licitaciones públicas.
• Conocimientos de administración financiera y gestión documental.
• Dominio de catalán y castellano.
• Excelente capacidad de organización, planificación y gestión de prioridades.
• Persona discreta, resolutiva, proactiva y orientada al detalle.