Maritime Transport Administrative Assistant

The duties to be performed will be as follows:

• Handle all reservations received via email, fax, or phone to manage vessel capacity and process bookings, followed by invoicing and payment collection.
• Maintain a per-vessel control system using internal procedures to prevent overbooking and ensure proper customer service.
• Handle inquiries regarding reservations for special cargo measurements or dangerous goods to ensure proper control and stowage on vessels, as well as reservations from customers boarding at other locations.
• Review daily invoiced reservations to verify that data has been correctly entered into the system, preventing billing errors.
• Close out the system once vessels have departed to ensure accurate recording of essential business information.
• Perform the check-in at the ticket booths to control all confirmed reservations, and verify through the required documentation (passport and ID) the people traveling and cash customer reservations to avoid payment issues.
• Report any incidents occurring during embarkation and/or disembarkation and communicate them by email to the Cargo Supervisor.

At Baleària we value and take care of our team. Here is what awaits you when you join us:

• At least 1 year of experience in the described functions.
• Good organizational and planning skills.
• Communication skills and customer orientation.
• Availability to work rotating shifts.
• Driver's license and own vehicle.

• 📚 Continuous training, through our Baleària Corporate University (EdEB), with a focus on leadership, safety, operations, and professional development.
• 💼 Flexible remuneration, with social benefits (health, meals, transportation, childcare, etc.) and tax savings.
• 🤝 Collaborative work environment, where your ideas and contributions matter.
• 🌅 Seafront facilities, to enjoy the surroundings in your day-to-day life.
• 🎟️ Other social benefits (discount platforms, employee tickets, etc.).
• 🚢 Leading company in the sector, with consolidated culture and values.
• 🏅 Top Employer company, reflecting our commitment to an excellent work environment.

At Baleària Group, we are more than 4,000 professionals working to connect territories and people through maritime transport of passengers, vehicles and goods, as well as land and maritime logistics solutions.

We are a constantly growing group, committed to innovation, sustainability and operational excellence, operating in different territories and markets.

But our true driving force is people. That is why we are committed to the professional development, learning and well-being of our teams, creating opportunities to grow and evolve within the company.

This commitment to people has earned us the Top Employer 2026 certification, renewing for the third consecutive year our recognition as one of the best companies to work for.

🔎We are opening a permanent position as a Maritime Transport Administrative Assistant for our workplace in Barcelona, and we want you to be part of our team!

Las funciones a realizar serán las siguientes:

• Atender todas las reservas que llegan a través de correo, fax o vía telefónica para cubrir la capacidad de los barcos y realizar las reservas procediendo, posteriormente, a su facturación y cobro.
• Elaborar un control de metros por barco mediante procedimientos internos para no generar overbooking y prestar un adecuado servicio al cliente.
• Realizar las consultas de reservas con carga de medidas especiales o mercancías peligrosas para asegurar su control y disposición en los barcos, así como las reservas de clientes que inician el viaje en otra localización.
• Revisar las reservas facturadas a diario, para comprobar que los datos estén correctamente introducidos en el sistema, para evitar errores de facturación.
• Realizar el cierre en el sistema una vez los barcos han salido para cumplir adecuadamente con el registro de la información fundamental para la gestión del negocio.
• Realizar el checking en taquillas para controlar todas las reservas confirmadas, y verificar mediante la documentación requerida (pasaporte y DNI) las personas que viajan y las reservas de clientes al contado para evitar problemas con los cobros.
• Realizar informes de las incidencias ocurridas en el embarque y/o desembarque y checking para comunicarlas por correo electrónico al Responsable de Carga.

En Baleària valoramos y cuidamos a nuestro equipo. Esto es lo que te espera al unirte a nosotros:

• Experiencia de al menos 1 año en las funciones descritas.
• Buenas capacidades de organización y planificación.
• Habilidades de comunicación y orientación al cliente.
• Disponibilidad para trabajar en turnos rotativos.
• Carnet de conducir y vehículo propio.

• 📚 Formación continua, a través de nuestra Escuela de Empresa Baleària (EdEB), con foco en liderazgo, seguridad, operaciones y desarrollo profesional.
• 💼 Retribución flexible, con beneficios sociales (salud, comida, transporte, guardería, etc.) y ahorro fiscal.
• 🤝 Ambiente de trabajo colaborativo, donde tus ideas y aportaciones cuentan.
• 🌅 Instalaciones frente al mar, para disfrutar del entorno en tu día a día.
• 🎟️ Otros beneficios sociales (plataformas de descuentos, billetes de empleado, etc).
• 🚢 Empresa líder en el sector, con cultura y valores consolidados.
• 🏅 Empresa Top Employer, reflejo de nuestro compromiso con un entorno laboral excelente.

En el Grupo Baleària somos más de 4.000 profesionales que trabajamos para conectar territorios y personas a través del transporte marítimo de pasajeros, vehículos y mercancías y de soluciones logísticas terrestres y marítimas.

Somos un grupo en constante crecimiento, comprometido con la innovación, la sostenibilidad y la excelencia operativa, que desarrolla su actividad en diferentes territorios y mercados.

Pero nuestro verdadero motor son las personas. Por eso, apostamos por el desarrollo profesional, el aprendizaje y el bienestar de nuestros equipos, creando oportunidades para crecer y evolucionar dentro de la compañía.

Este compromiso con las personas nos ha permitido obtener la certificación Top Employer 2026, revalidando por tercer año consecutivo nuestro reconocimiento como una de las mejores empresas para trabajar.

🔎¡Abrimos vacante estable como Administrativo/a de Transporte Marítimo para nuestro centro de trabajo en Barcelona y queremos que tú seas parte de nuestro equipo!